Arquivo
É evidente a necessidade de arquivar os documentos que à empresa chegam diariamente. Por conseguinte há necessidade de criar um espaço para recolher e guardar documentos da empresa/ instituição, com o objectivo de os conservar e assegurar respostas a todos os pedidos de consulta, provenientes dos diversos sectores.
Tipos de Documentos
Documentos de ligação - cartas, notas, impressos diversos, ...
Documentos de posição - fichas e registos diversos - documentação diversa, tais como : livros, jornais, catalogos, ...
Documentos desactualizados -documentos com interesse histórico ou técnico- este arquivo é defenitivo, ...
Tipos de Arquivo
Quanto á Organização
Arquivo centralizado- é utilizado com mais frequencia nas pequenas e médias empresas.O arquivo é comum a todos os serviços e encontra-se num único sector.
Arquivo descentralizado- é utilizado nas grandes empresas. Cada sector de trabalho tem um arquivo próprio.
Quanto á Frequencia de Consulta
Arquivo activo- é constituido por documento relativo a assuntos em curso e de que se preve a necessidade de consultas frequentes.
Arquivo semiactivo- é formado por documentos de consulta periódica.
Arquivo ináctivo- contem toda a documentação que por razão de ordem legal, jurídica ou historica tem de ser conversada.
Condições inerentes ao local de instalação de um arquivo
Espaço amplo, bem iluminado, sem humidade; acesso limitado por razão de segurança.
Tarefas do arquivo
* Registar os documentos;
* Clasificá-los e ordená-los segundo o(s) criterio(s) previamente definido(s);
* Sinalizar com toda a gama de materiais;
* Mante-los em locais, condições de segurança e acessibilidade adequados;
* Actualizar o arquivo, libertando-o de elementos ultrapassados ou desnecessários.
Importância da clasificação
* encontrar com facilidade e rapidez todos os documentos de que se tem necessidade e de igual forma ter capacidade de os arquivos de maneira eficaz;
* conservar os documentos em segurança, sem risco de deterioração.
Sistemas de clasificação
Clasificar significar um conjunto de regras para definir as classes, subclasses, grupos, subgrupo,... entre os quais serão repartidos os documentos ou objectos.
Pricipais
* Alfabetica
* Numerica
* Ideológica
Derivados
* Alfanumerica
* Cronologica
* Geografia
* Decimal
* ...
Clacificaçãao Alfabetica
* Amais conhecida
* A mais simples
* Dicionario
* Listaa telefonica
* Extensivel
* Palavra-chave (1º sustantivo próprio da rubrica)
Exemplos
* Rubrica com nomes de pessoas:
Farmacia Magalhães= Magalhães (Farmacia)
* Rubrica com nomes geograficos:
Siderurgia do Porto e Aveiro= Porto e Aveiro (Siderurgia)
* Rubrica contendo um nome publicitario:
Sal de mesa vatel= vatel (sal de mesa)
Jornal de charadas esfinge= esfinge (jornal de charadas)
* Rubrica de iniciais (TAP,RN,CP,ONU,INATEL,...)
classificam-se na 1º letra do conjunto de iniciais
* Rubricas com palavras-chave iguais, classificam-se de acordo com a palavra seguinte:
Sindicato dos empregados de escritorios
Sindicato dosa porteiros
Classificação numerica
* Pela ordem dos números
* Não tem limite
* Não podem intercalar-se novos elementos
* Documento (notas de encomenda, facturas,...)
Classificação ideológica
* Por assuntos
* Adaptação ás necessidades da empresa (forma dos objectos, funções,...)
* Exige pessoal especializado
* Utilizada em bibliotecas, discotecas, clubesde videos, farmacias...
Classificação alfanúmerica
* De consulta demorada
* É necessário criar um índice alfabetico
* Utilizada de automoveis
Classificação cronologica
* Em função dadata de emissão ou de recepção (ano-mês-dia hora)
* A aplicação mais usual é no arquivo da correspondencia
Classificação geografica
* Por região (distrito, concelho, cidade,...)
* Divisão do país em zona (norte, centro, sul)
* Em empresas com filiais ou clientes em diferentes zonas geograficas
Microfilmagem
Vantegens
* Redução do espaço ocupado (economia de espaço superior a 90%)
* Uniformidade dimencional dos arquivos, independentemente dos formatos dos originais
* Reprodução e distribuição a baixo custo
* Preservar os originais do extravio ou deterioração
* Mecanizar a procura dos documentos o que resulta numa maior rapidez de consulta
É aplicado no registo de correspondencia, registo de letra e cheques, ficheiros de clientes e manuais técnicos.
Serviços onde é utilizada com maior frequencia
* Bancos
* Bibliotecas
* Policia
* Companhias de seguros
